Od którego momentu można uznać koszty sporządzenia dokumentacji przez wybranego zgodnie z przepisami ustawy wykonawcę za kwalifikowalne: od momentu wejścia w życie ustawy (2 marca br.) rozporządzeń wykonawczych (koniec marca) czy z dniem akcesji, kiedy to weszły w życie wszystkie artykuły ustawy (1 maja br.)?

Jak kwalifikować koszty poniesione pod obowiązywaniem poprzedniej ustawy, przykładowo poniesione bez uruchamiania procedury przetargowej (zamówienia publiczne do wysokości 3 tys. euro były zwolnione, tym bardziej są zwolnione pod obowiązywaniem nowej ustawy, gdzie próg podniesiono do 6 tys. euro, jeżeli nie uchybia to wymogom ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r., ani właściwym przepisom Unii Europejskiej?

Jak należy kwalifikować koszty sporządzenia dokumentacji projektowej w sytuacji, gdy jest ona wykonywana przez samego beneficjenta?

Czy za kwalifikowalny może być uznany wydatek poniesiony w ramach prac przygotowawczych nad projektem nie podlegający, ze względu na kwotę procedurze zamówienia publicznego w sytuacji, gdy data jego poniesienia jest późniejsza niż 01.01.2004?

Decyzja Rady Europejskiej w Kopenhadze stworzyła warunki do kwalifikowania wydatków do współfinansowania ze środków Funduszy Strukturalnych w Polsce od 1 stycznia 2004 r.

Odstępstwo od zasady ogólnej w odniesieniu do wydatków współfinasowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przewidziano w przypadku:

• Kosztów ponoszonych w ramach realizacji projektów objętych ustawą Prawo zamówień publicznych. Koszty te kwalifikują się do wsparcia od dnia 2 marca 2004 r. (przy zachowaniu od dnia 2 marca 2004 r. wszystkich punktów artykułu 227) tj. od daty wejścia w życie ww. ustawy;

Zgodnie art. 6 ust. 1 pkt 7 starej ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10 czerwca 1994r. nie stosowano ustawy do zamówień i konkursów, których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6000 euro. Podobny zapis znalazł się w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych w art. 4 pkt 8. W związku z tym w przypadku zamówień, które ze względu na kwotę nie podlegały procedurom starej ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10 czerwca 1994 przyjęto dzień 1 stycznia 2004 r. jako datę początku kwalifikowlności tego rodzaju kosztów.

Należy jednak podkreślić, że ustawa nie dopuszcza tzw. dzielenia zamówienia. To powoduje, że równowartość 6 tys. euro odnosi się do całego zaplanowanego w skali roku zamówienia, w ujęciu zbiorowym (stosownie do Wspólnego Słownika Zamówień, a więc do grupy dostaw, kategorii usług oraz pojedynczego zadania budowlanego obejmującego roboty dotyczące określonego obiektu). Ponadto należy zaznaczyć, że co prawda w przypadku zamówień o wartości poniżej 6 tys. euro nie ma konieczności stosowania procedur ustawy Prawo zamówień publicznych ale istnieje wymóg postępowania zgodnie z zasadami wydatkowania środków publicznych wynikającymi z ustawy o finansach publicznych oraz z regulacjami wewnętrznymi zamawiającego.

• Kosztów objętych pomocą publiczną (ogłoszenie rozpoczęcia okresu kwalifikowalności wydatków dla działań objętych pomocą publiczną powinno nastąpić najwcześniej po zatwierdzeniu przez Komisję Europejską schematów pomocowych z zakresu pomocy publicznej).

Jedyny wyjątek dla kosztów w ramach działań objętych pomocą publiczną przewidziano w odniesieniu do kosztów prac przygotowawczych tj. przygotowania projektu (przeprowadzenie prac studialnych, ekspertyz badania geologiczne), przygotowanie dokumentacji technicznej, przygotowanie studium wykonalności, raportu oddziaływania na środowisko, prace projektantów architektów, wykup niezabudowanych gruntów jeśli jest to nierozerwalnie związane z realizacją projektu  (maksymalnie 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu).W tym przypadku za kwalifikowalne uważa się również koszty poniesione przed datą oficjalnego ogłoszenia rozpoczęcia okresu kwalifikowalności (oczywiście przy uwzględnieniu innych warunków związanych z początkiem okresu kwalifikowalności tj. po 1 stycznia 2004 i zgodnie z nowym prawem zamówień publicznych).

KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW W RAMACH ZPORR

Działanie ZPORR	Data początku kwalifikowalności
Działanie 1.1. Modernizacja i rozbudowa regionalnego układu transportowego	Od 1 stycznia 2004 r. z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach realizacji projektów objętych ustawą Prawo zamówień publicznych. Koszty te kwalifikują się do wsparcia od dnia 2 marca 2004 r. tj. od daty wejścia w życie ww. ustawy,
Działanie 1.2. Infrastruktura ochrony środowiska	Od 1 stycznia 2004 r.: -z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach realizacji projektów objętych ustawą Prawo zamówień publicznych. Koszty te kwalifikują się do wsparcia od dnia 2 marca 2004 r. tj. od daty wejścia w życie ww. ustawy -z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach projektów z dziedziny ochrony powietrza i obszaru pozyskiwania odnawialnych źródeł energii, dla których obowiązywać będą programy pomocy podlegające procedurze notyfikacji do Komisji Europejskiej.
Działanie 1.3. Regionalna infrastruktura społeczna	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 1.1.
Działanie 1.4. Rozwój turystyki i kultury	Od 1 stycznia 2004 r.: -z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach realizacji projektów objętych ustawą Prawo zamówień publicznych. Koszty te kwalifikują się do wsparcia od dnia 2 marca 2004 r. tj. od daty wejścia w życie ww. ustawy -z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach inwestycji infrastrukturalnych z zakresu turystyki, dla których obowiązywać będą programy pomocy podlegające procedurze notyfikacji do Komisji Europejskiej (przewidywany termin zakończenia procedury IV kwartał 2004 r.) -z wyjątkiem inwestycji promocyjnych – w tym wypadku początek kwalifikowalności będzie się liczył od daty wejścia w życie rozporządzenia MGiP w sprawie udzielania pomocy na wspieranie projektów promocyjnych w dziedzinie turystyki i kultury
Działanie 1.5. Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 1.1.
Działanie 1.6. Rozwój transportu publicznego w aglomeracjach	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 1.1.
Działanie2.1. Rozwój umiejętności powiązany z potrzebami regionalnego rynku pracy i możliwości kształcenia ustawicznego w regionie	Początek okresu kwalifikowalności liczy się od dnia złożenia wniosku o finansowanie projektu do odpowiedniej jednostki zajmującej się przyjmowaniem i oceną formalną wniosku o finansowanie.
Działanie 2.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 2.1.
Działanie 2.3. Reorientacja zawodowa osób odchodzących z rolnictwa	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 2.1. Z wyjątkiem projektów polegających na subsydiowanym zatrudnieniu-w tym przypadku początek okresu kwalifikowalności będzie obowiązywał od daty wejścia w życie rozporządzenia MGiP w sprawie udzielania pomocy na zatrudnienie, a następnie zgodnie z zasadami opisanymi dla działania 2.1.
Działanie 2.4. Reorientacja zawodowa osób zagrożonych procesami restrukturyzacyjnymi	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 2.1. Z wyjątkiem projektów polegających na subsydiowanym zatrudnieniu-w tym przypadku początek okresu kwalifikowalności będzie obowiązywał od daty wejścia w życie rozporządzenia MGiP w sprawie udzielania pomocy na zatrudnienie, a następnie zgodnie z zasadami opisanymi dla działania 2.1.
Działanie 2.5. Promocja przedsiębiorczości	Dla osób, które założyły działalność gospodarczą w trakcie korzystania ze wsparcia doradczo-szkoleniowego w ramach działania 2.5 ZPORR początek okresu kwalifikowalności liczy się od daty wejścia w życie rozporządzenia MGiP w sprawie udzielania pomocy de minimis na promocję przedsiębiorczości, a następnie zgodnie zasadami opisanymi dla działania 2.1. Wsparcie udzielane osobom fizycznym zamierzającym rozpocząć działalność gospodarczą nie jest objęte zasadami pomocy publicznej- a więc w tym przypadku patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 2.1.
Działanie 2.6. Regionalne Strategie Innowacyjne i transfer wiedzy	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 2.1.
Działanie 3.1. Obszary wiejskie	Od 1 stycznia 2004 r.: -z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach realizacji projektów objętych ustawą Prawo zamówień publicznych. Koszty te kwalifikują się do wsparcia od dnia 2 marca 2004 r. tj. od daty wejścia w życie ww. ustawy -z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach projektów z zakresu pozyskiwania odnawialnych źródeł energii, ochrony powietrza i lokalnej infrastruktury turystycznej, dla których obowiązywać będą programy pomocy podlegające procedurze notyfikacji do Komisji Europejskiej.
Działanie 3.2. Obszary podlegające restrukturyzacji	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 3.1.
Działanie 3.3. Zdegradowane obszary miejskie, poprzemysłowe i powojskowe	Od 1 stycznia 2004 r.: -z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach realizacji projektów objętych ustawą Prawo zamówień publicznych. Koszty te kwalifikują się do wsparcia od dnia 2 marca 2004 r. tj. od daty wejścia w życie ww. ustawy, -z wyjątkiem kosztów ponoszonych w ramach projektów z dziedziny turystyki dla których obowiązywać będą programy pomocy podlegające procedurze notyfikacji do Komisji Europejskiej.
Działanie 3.4. Mikroprzedsiębiorstwa	Od daty wejścia w życie rozporządzenia MGiP w sprawie udzielania pomocy na wspieranie inwestycji i doradztwa w przedsiębiorstwach, a następnie zgodnie zasadami opisanymi dla działania 2.1.
Działanie 3.5. Lokalna infrastruktura społeczna	Patrz początek okresu kwalifikowalności dla działania 1.1.

Koszty sporządzenia dokumentacji projektowej kwalifikują się do współfinansowania niezależnie od tego czy beneficjent sam sporządził dokumentację, czy też zlecił jej wykonanie innemu podmiotowi.

W przypadku, gdy beneficjent sam sporządza dokumentację, musi wycenić swoją pracę/usługę jaką sam wykonał na rzecz projektu, natomiast w przypadku zlecenia tej usługi innemu podmiotowi, podstawą do złożenia wniosku o refundację jest opłacona faktura.