Beneficjenci określeni w Uzupełnieniu Sektorowego Programu Operacyjnego Transport mogą ubiegać się o przyznanie środków na współfinansowanie projektu/przedsięwzięcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach poszczególnych działań zdefiniowanych w SPOT.
Procedura ubiegania się o współfinansowanie dla każdego projektu w ramach SPOT rozpoczyna się od wypełnienia formularza „Standardowego wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków EFRR na realizację projektu” zgodnie z zapisami Instrukcji Wypełniania Wniosku, a następnie przesłania go w wersji papierowej i elektronicznej do Instytucji Pośredniczącej dla SPOT, czyli do Ministerstwa Transportu i Budownictwa na adres:
Departament Programowania i Strategii
Ministerstwo Transportu i Budownictwa
ul. Chałubińskiego 4/6
00-928 Warszawa
Tel.: 0 (prefiks) 22 630-12-07
Faks: 0 (prefiks) 22 630-12-04
a także na adres poczty elektronicznej:
programowanie@mtib.gov.pl
Wniosek (wraz z załącznikami) należy dostarczyć w 5 egzemplarzach (jeden oryginał i 4 potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie przez podmiot uprawniony do składania oświadczeń woli w imieniu beneficjenta). Formę elektroniczną należy sporządzić przy użyciu Generatora wniosków, wersję papierowa wniosku należy sporządzić jako wydruk z tego Generatora. Instytucja Pośrednicząca nie przyjmuje wniosków sporządzonych w inny sposób. Generator wniosków dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów oraz Ministerstwa Transportu i Budownictwa. Tryb składania wniosku oraz jego wzór określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie trybu składania i wzoru wniosku o dofinansowanie realizacji projektu ze środków EFRR oraz wzoru umowy o dofinansowanie obowiązujących w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Transport, stanowiący akt wykonawczy do ustawy o Narodowym Planie Rozwoju, na podstawie art. 28.
Beneficjent powinien pamiętać o wypełnieniu wszystkich pól wniosku, podpisaniu wniosku, a także o dołączeniu do wersji papierowej wniosku wszystkich wymaganych załączników (w postaci oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez podmiot uprawniony do składania oświadczeń woli w imieniu beneficjenta).
Przy szacowaniu wartości współfinansowania w ramach SPOT beneficjent powinien pamiętać, iż jest to procent (maksymalnie 75%) liczony tylko od wartości wydatków kwalifikowanych do zwrotu w ramach danego projektu.
Ocena wniosku prowadzona jest w oparciu o kryteria określone w Uzupełnieniu Sektorowego Programu Operacyjnego Transport.
Po otrzymaniu wniosku Instytucja Pośrednicząca nadaje mu numer, którym beneficjent powinien posługiwać się w korespondencji z Instytucją Pośredniczącą w zakresie projektu. Następnie wniosek poddawany jest weryfikacji formalnej oraz ocenie merytorycznej. Na ocenę merytoryczną składają się następujące oceny: zgodności ze strategiami, ekonomiczno-techniczna oraz finansowa.
Zweryfikowane wnioski przekazywane są na posiedzenia odpowiednich Zespołów Roboczych powołanych na mocy Zarządzenia Ministra Infrastruktury. Zespoły Robocze przygotowują listę rekomendowanych pozytywnie projektów w ramach poszczególnych działań dla Komitetu Sterującego (KS) do spraw SPOT, albo ewentualne zalecenia dla wnioskodawców w sprawie uzupełnienia wniosku.
Instytucja Pośrednicząca zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia inspekcji na miejscu u beneficjenta przed ostatecznym przekazaniem dokumentów pod obrady KS SPOT w celu zweryfikowania faktycznego przygotowania do realizacji projektu.
KS opiniuje i rekomenduje projekt spośród listy projektów nadesłanych do Instytucji Pośredniczącej w ramach SPOT. Przy podejmowaniu decyzji członkowie Komitetu uwzględniają stanowisko przygotowane przez Zespoły Robocze, działające w Ministerstwie Transportu i Budownictwa. Decyzję o przyznaniu dofinansowania podejmuje Minister Transportu i Budownictwa.
Informacja o decyzji Instytucji Pośredniczącej w sprawie akceptacji projektu do współfinansowania z EFRR lub odrzuceniu projektu przesyłana jest przez Departament Programowania i Strategii.
Zgodnie z zapisami artykułu 26 rozporządzenia 1260/99 dla wszystkich dużych projektów (formularz dostępny poniżej) tj. takich których koszt wydatków kwalifikowanych przekracza 50 mln euro wymagana jest zgoda Komisji Europejskiej. W związku z powyższym beneficjent powinien przesłać na wskazany powyżej adres wypełniony w wersji papierowej i elektronicznej wniosek w formie określonej przez Komisję Europejską, w języku angielskim i polskim (po pięć egzemplarzy w każdym języku), w ciągu maksymalnie 1 miesiąca od daty zawiadomienia o zatwierdzeniu projektu przez KS SPOT.