Beneficjenci, którzy podpisali umowy o dofinansowanie po 6 lutego 2007 r. nie mają obowiązku przekazywania do zatwierdzenia/zaopiniowania przez Instytucję Pośredniczącą podręczników procedur wewnętrznych zarządzania i kontroli. W konsekwencji wypłata refundacji poniesionych wydatków nie jest uzależniona od zatwierdzenia/zaopiniowania takiego podręcznika.

Instytucja Zarządzająca umożliwiła beneficjentom, którzy podpisali umowy o dofinansowanie przed 6 lutego 2007 r., usunięcie z tych umów postanowień dotyczących powyższego obowiązku. Informacja w tej sprawie została ogłoszona 5 marca 2007 r. na stronie internetowej IZ SPOT oraz w piśmie do beneficjentów z 23 marca 2007 r.

W uzupełnieniu do powyższych zasad postępowania Instytucja Zarządzająca uprzejmie informuje, iż likwidacja obowiązku przekazywania do zatwierdzenia/zaopiniowania przez Instytucję Pośredniczącą podręcznika procedur wewnętrznych (oraz jego kolejnych aktualizacji) nie zwalnia beneficjenta z obowiązku przestrzegania wszystkich procedur wynikających z zawartej umowy o dofinansowanie oraz odpowiednich aktów prawa wspólnotowego i krajowego, zwłaszcza dotyczących zarządzania i kontroli finansowej w projekcie.

W tym kontekście beneficjenci w SPO Transport są zobowiązani w szczególności do:

1. Stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, z późn. zm.), w tym również do posiadania i stosowania pisemnych procedur udzielania zamówień publicznych.
   
   
2. Prowadzenia wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej albo odpowiedniego kodu księgowego wszystkich transakcji związanych z projektem, do zapewnienia, że środki są księgowane zgodnie z obowiązującymi przepisami (w szczególności z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) oraz że możliwa jest identyfikacja projektu i poszczególnych transakcji.
   
   
3. Gromadzenia oraz przedstawienia na wypadek kontroli wszystkich dokumentów związanych z zarządzaniem, finansowaniem oraz kontrolą realizacji projektu. W szczególności beneficjenci zobowiązani są do gromadzenia wszelkich dokumentów świadczących, że wydatki zostały poniesione prawidłowo i kwalifikowały się do dofinansowania ze środków EFRR oraz, że faktycznie zostały poniesione.
   
   
4. Przestrzegania procedur związanych z procesem przygotowania wniosków o płatność, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 26 lutego 2007 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu i zakresu rozliczeń (Dz. U. Nr 44, poz. 483), (które zastąpiło rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz. U. z 2004 r., Nr 216, poz. 2206), obowiązujące do dnia 27 marca 2007 r.) oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczącej, w tym zawartych m.in. w „Podręczniku dla Beneficjentów Końcowych” oraz instrukcji do wniosku o płatność. W szczególności beneficjent jest zobowiązany do dołączenia do wniosku o płatność wymaganych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz prawidłowość ich poniesienia, stosowania opisu faktur zgodnego z wzorem aktualnie zalecanym przez Instytucję Pośredniczącą oraz oznaczania faktur i dokumentów o podobnej wartości dowodowej (np. aktów notarialnych) w sposób identyfikujący je z Programem, w szczególności pieczętowania faktur/dokumentów o podobnej wartości dowodowej pieczęcią z logo SPOT zgodnie z wzorem określonym przez Instytucję Pośredniczącą, jak również do złożenia wniosku o płatność w wersji elektronicznej przy wykorzystaniu aplikacji Generator Wniosków Płatniczych.
   
   
5. Przestrzegania procedur wynikających z innych przepisów prawa polskiego i wspólnotowego. Instytucja Zarządzająca przypomina, iż beneficjenci będący jednostkami sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.) zobowiązani są do ustalenia w formie pisemnej procedur kontroli finansowej, a w razie kontroli, do wykazania, iż są one przestrzegane, oraz do stosowania standardów audytu wewnętrznego oraz standardów kontroli finansowej określonych przez Ministra Finansów.
   
   
6. Przekazania do Instytucji Pośredniczącej, po podpisaniu umowy o dofinansowanie bądź po podpisaniu aneksu likwidującego obowiązek przekazywania do zatwierdzenia podręcznika procedur wewnętrznych, aktualnej karty wzorów podpisów osób uprawnionych do reprezentowania beneficjenta, podpisywania dokumentów (także inżyniera kontraktu), składania oświadczeń woli i wiedzy w imieniu beneficjenta oraz zaciągania zobowiązań finansowych (w tym również skarbnika jednostki samorządu terytorialnego). Karta wzorów podpisów powinna zawierać imię, nazwisko, wzór podpisu, zakres upoważnienia do podpisu oraz osobę uprawnioną do zastępstwa. Karta powinna być zatwierdzona przez kierownika jednostki. W przypadku zmiany osób uprawnionych beneficjent jest zobowiązany do przekazania do Instytucji Pośredniczącej kart wzorów podpisów uwzględniającej te zmiany. Kartę wzorów podpisów można przekazać do Instytucji Pośredniczącej przy okazji innej korespondencji wymagającej weryfikacji podpisów osób uprawnionych (np. wniosków o płatność, kontroli ex ante zamówień publicznych).

Nie stosowanie się przez beneficjenta do powyższych przepisów i wytycznych będzie podstawą do rozwiązania umowy o dofinansowanie oraz co za tym idzie, wstrzymania wypłat beneficjentowi tytułem refundacji wydatków kwalifikowanych i zażądania zwrotu kwot już wypłaconych, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Usunięcie z umowy o dofinansowanie obowiązku przedkładania do zatwierdzenia/ zaopiniowania przez IPZ podręcznika procedur wewnętrznych nie podważa zasadności tworzenia i wykorzystywania przez beneficjentów podręczników procedur wewnętrznych. Celem powyższej zmiany jest jedynie usunięcie zbędnych i uciążliwych procedur formalnych.

Instytucja Zarządzająca stoi na stanowisku, że dobrze przygotowany podręcznik może służyć zarówno beneficjentowi jak i innym instytucjom zaangażowanym we wdrażanie Programu. Zawarte w nim informacje mogą być punktem odniesienia do oceny prowadzonych przez daną jednostkę działań, w szczególności w zakresie gospodarowania publicznymi środkami finansowymi.

Pobierz pliki:
Wzór opisu faktury  
Wzór opisu faktury dla umów zawartych od 6 lutego 2007 r.  
Wzór pieczęci SPOT