„Kwoty Warunkowe” przyjęte w Kontrakcie jako „%” wycenionych Robót muszą być w każdym przypadku opisane w taki sposób, aby ich przeznaczenie było jednoznaczne. Zwolnienie ich na rzecz Wykonawcy może nastąpić jedynie pod jednoznacznie określonymi warunkami, o których spełnieniu decyduje Inżynier. Oczywiście Zamawiający może ograniczyć uprawnienia Inżyniera do podejmowania takich decyzji, niemniej jednak to Inżynier winien informować Wykonawcę o tym czy wydatek ma być poniesiony i dana robota/zadanie wykonane.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa warunkiem uznania wydatku jako kwalifikowany, jest spełnienie następujących kryteriów:

1. został on poniesiony w ramach projektu realizowanego z odpowiedniego funduszu strukturalnego;
2. jest niezbędny dla realizacji projektu;
3. jest racjonalny;
4. jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania;
5. jest spójny z obowiązującymi przepisami (w szczególności z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych DZ. U. z 2004 r. nr 19, poz. 177 z późn. zm.).

W celu uznania wydatków na roboty nieprzewidziane z „kwoty warunkowej” jako kwalifikowanych muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

1. Przeznaczenie „Kwoty warunkowej” musi być jednoznacznie związane z przedmiotem zamówienia, tj. nie ma możliwości sfinansowania robót, które nie są objęte zawartym kontraktem, a więc dokumentacją techniczną stanowiącą podstawę przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Roboty winny stanowić część Robót Stałych w rozumieniu FIDIC.
3. Roboty sfinansowane z tak zdefiniowanej „kwoty warunkowej” muszą wynikać z:
   a) przekroczenia ilości robót oszacowanej w przedmiarze robót, lub
   b) konieczności wykonania robót objętych dokumentacją projektową, a które z niezależnej od Stron przyczyny nie były wymienione w przedmiarze robót.
4. Konieczność wykonania tych robót musi być potwierdzona przez Inżyniera i zatwierdzona przez Zamawiającego.
5. Wartość tych robót nie może wykraczać poza wysokość określoną w SIWZ.

Spełnienie wszystkich pięciu warunków wraz z ogólnymi warunkami kwalifikowalności wydatków w ramach funduszy strukturalnych (opisane powyżej) będzie oznaczać, iż wydatki w ramach „kwot warunkowych” będą spełniały wymogi kwalifikowalności.

W przypadku przeznaczenia „Kwoty Warunkowej” jako rezerwy na roboty nieprzewidziane czy też na przekroczenia ilości robót oszacowanych w przedmiarze robót w ramach podstawowej umowy winny być, zdaniem Instytucji Zarządzającej, spełnione łącznie następujące warunki:

1. Roboty winny stanowić część Robót Stałych.*
2. Roboty te winny być konieczne do wykonania z punktu widzenia technicznego po to, aby Roboty Stałe mogły być przez Zamawiającego użytkowane ze zgodnie stawianym im celem.
3. Roboty te nie mogą rozszerzać zakresu Kontraktu.
4. Wartość tych robót nie może przekroczyć budżetu przewidzianego na „kwotę warunkową”.
5. Zamawiający wyraził zgodę na wykonanie takich robót poza przypadkami, kiedy w trakcie wykonywania tych robót nie było możliwe oszacowanie przekroczenia ilości robót przewidzianych w przedmiarze robót.