Wchodzą w życie nowe procedury przygotowania wniosku o płatność oraz zmiany w instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach SPO Transport.

Realizując założenia rządowego programu naprawczego w zakresie uproszczenia systemu i przyspieszenia absorpcji środków unijnych Instytucja Zarządzająca SPO Transport, we współpracy z Instytucją Pośredniczącą, dokonała analizy przyczyn opóźnień w refundacji wniosków o płatność w SPOT. Zgodnie z tą analizą najważniejszymi przyczynami opóźnień są m.in. częste i podobne błędy popełniane przez beneficjentów przy składaniu wniosków o płatność, problemy z rozliczaniem robót nieprzewidzianych na etapie projektowania wynikających z różnic między przedmiarem i obmiarem oraz niedokładnie sporządzona dokumentacja techniczna.

W celu przyspieszenia tempa realizacji Programu wprowadza się zmiany mające na celu uporządkowanie oraz uproszczenie procedur związanych ze składaniem przez beneficjentów SPOT wniosków o płatność.

W znowelizowanej Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność (zmiany w instrukcji zaznaczone są czerwoną czcionką) wprowadzono zmiany w zakresie formy załączników, jakie beneficjent powinien dołączyć do wniosku o płatność przekazywanego do Ministerstwa Transportu.

W okresie do 20 października 2007 r. beneficjenci mogą przekazywać do Instytucji Pośredniczącej wnioski o płatność przygotowane zarówno według zasad obowiązujących dotychczas jak i opisanych poniżej. Od 21 października br. należy przekazywać wnioski sporządzone wyłącznie według zasad przedstawionych poniżej.

Najważniejsze zmiany w procedurze wnioskowania o płatność:

1. Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac (dotyczy beneficjentów realizujących roboty budowlane)
   
   Zgodnie z nowymi zasadami, Beneficjent, jako załącznik do wniosku, przedkładać będzie zestawienie faktur wg nowego, uproszczonego wzoru.
   
   Dodatkowo Tabele Elementów Rozliczeniowych (lub zestawienie równoważne) stanowiące załącznik do Przejściowego Świadectwa Płatności, dotychczas przekazywane w wersji papierowej, należy przekazywać również w wersji elektronicznej (wskazane jest przekazywanie dokumentu zapisanego w formacie umożliwiającym jego edycję – plik xls).
   
   Instytucja Zarządzająca przypomina, iż Beneficjent jest zobowiązany przechowywać kompletną dokumentację dotyczącą realizacji projektu (w tym szczegółowych dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac) przez okres określony w Umowie o dofinansowanie projektu oraz przedstawiania ich w przypadku kontroli na żądanie odpowiedniej instytucji.
   
   Mając na względzie fakt, iż przekazanie kompletnej dokumentacji usprawnia proces wnioskowania o płatność, na wniosek IPZ, zaleca się, w przypadkach robót dodatkowych, zamiennych i uzupełniających oraz robót finansowanych w ramach kwot warunkowych,  o których refundację beneficjent się ubiega, dołączenie do wniosku o płatność, stosownie do sytuacji, następujących dokumentów: Protokoły Konieczności, Karty Obmiaru, Polecenia Zmian, Instrukcje Zmian.
   
   Do wniosku o płatność powinny być również dołączone:
   - umowy oraz wszystkie podpisane aneksy do umów z wykonawcami, jeśli nie były wcześniej przekazane do IPZ,
   - dla robót dodatkowych i uzupełniających protokoły z przeprowadzonych postępowań, umowa z wykonawcą wraz z ewentualnymi aneksami, kosztorysy ofertowe lub uzgodnieniowe, jeśli nie były wcześniej przekazane do IPZ.
   
   
2. Zestawienie faktur objętych wnioskiem o płatność
   
   Zestawienie faktur, które należy załączyć do wniosku o płatność zostało uproszczone (wzór zestawienia faktur stanowi załącznik do instrukcji do wniosku o płatność). W kolejnych kolumnach zestawienia należy podać:
   
   
   • datę wystawienia oraz numer faktury/dokumentu księgowego o podobnej wartości dowodowej,
     
   • nazwę kategorii wydatku zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu,
     
   • pozycję kosztorysową,
     
   • kwotę kwalifikowaną z danej faktury,
     
   • wartość skumulowaną od początku realizacji projektu dla danej kategorii wydatków. Jeżeli w ramach jednej kategorii wydatków zostało wystawionych kilka faktur, należy podać kwoty narastająco.
     
     Przykład: do poprzedniego wniosku o płatność na prace przygotowawcze wydano 10.000,00 PLN, natomiast do obecnego wniosku zostały dołączone 3 faktury na kwoty 2.000,00 PLN, 8.200,00 PLN i 5.500 PLN, z czego kwalifikowane w ramach prac przygotowawczych są odpowiednio: 2.000,00 PLN, 1.300,00 PLN i 4.500,00 PLN. Wypełnienie kolumny będzie wyglądało następująco:
        12.000,00 PLN
        13.300,00 PLN
        17.800,00 PLN
     
   • wydatki kwalifikowalne przypisane do danej kategorii wydatków w Umowie o dofinansowanie projektu,
     
   • kwotę brutto faktury,
     
   • kwotę wydatków niekwalifikowanych
     
     Powyższe zestawienie należy przesłać do Instytucji Pośredniczącej w formie papierowej oraz elektronicznej.
     
     Ewentualne błędy w zestawieniu faktur (o ile nie dotyczą kwot faktur) nie spowodują wstrzymania procedury weryfikacji wniosku o płatność. Poprawki do zestawienia będą uzgadniane między beneficjentem a Instytucją Pośredniczącą na roboczo.
     
     
3. Oznaczanie dokumentów dotyczących realizacji projektu pieczątką SPOT
   
   Obowiązek ostemplowania dokumentów pieczątką SPOT ograniczony został wyłącznie do faktur lub dokumentów równoważnych.
   
   Jednocześnie, w celu ograniczenia ilości błędów popełnianych w trakcie składania wniosków, IPZ opublikuje w najbliższym czasie na prowadzonej przez siebie stronie internetowej www.spot.gov.pl, listę najczęściej popełnianych przez beneficjentów błędów przy składaniu wniosków o płatność, która, w razie potrzeby, będzie  aktualizowana.
   

Pobierz pliki:

1. Znowelizowana instrukcja wypełniania wniosku o płatność 
2. Opis faktury dla umów o dofinansowanie podpisanych przed 06.02.2007 
3. Opis faktury dla umów o dofinansowanie podpisanych od 06.02.2007 
4. Zmieniony załącznik do wniosku o płatność