W związku z pytaniami i wątpliwościami dotyczącymi dokumentów związanych z procesem weryfikacji wniosku o dofinansowanie ze środków EFS realizacji projektu w ramach ZPORR 2004-2006 Priorytetu 2 Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach, tj. formularzem wniosku oraz instrukcją wypełniania wniosku, a także kartami oceny formalnej i merytorycznej wyjaśniamy:

1. Czy załączniki 7.6, 7.7 i 7.11 we wniosku mają być tylko oświadczeniami zgodnie z nową wersją wniosku czy zaświadczeniami, jak było w wersjach poprzednich?
   
   Zgodnie z opinią Rządowego Centrum Legislacji przedstawioną Instytucji Zarządzającej SPO RZL brak jest podstaw prawnych do wymagania od Beneficjentów zaświadczeń z właściwych urzędów. Tym samym wymaganą formą są odpowiednio:
   
   - (7.6) Oświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne lub innych opłat (z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku),
   
   - (7.7) Oświadczenie o niezaleganiu z uiszczaniem podatków (z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku),
   
   - (7.11) Oświadczenie Beneficjenta o kwalifikacji VAT.
   
   Tak więc zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie trybu składania i wzorów wniosków o dofinansowanie realizacji projektu w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006, Instytucja Wdrażająca ma prawo do wymagania od Beneficjenta jedynie oświadczeń, o których mowa powyżej. Jednocześnie jednak Instytucja Wdrażająca może zawrzeć w dokumentacji konkursowej wymóg przedkładania dodatkowych załączników, to jest na przykład zaświadczeń z właściwych urzędów. Należy jednak mieć na uwadze, że w sytuacji gdy dodatkowy załącznik nie zostanie przedłożony razem z wnioskiem Beneficjenta, to jego brak nie stanowi podstawy do odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych, bowiem obowiązek jego przedłożenia nie jest regulowany rozporządzeniem.
   
   Na etapie oceny formalnej sprawdzany jest nie tylko fakt dołączenia oświadczenia, ale również jego treść, to znaczy w sytuacji gdy Beneficjent oświadczy, że zalega z uiszczaniem, opłat stanowi to powód formalny do odrzucenia wniosku.
   
   
2. W odniesieniu do załączników 7.1, 7.3, 7.10 oraz 7.12, w przypadku projektów składanych w ramach ZPORR dokumenty, o których mowa w wyżej wymienionych załącznikach, muszą być poświadczone przez osoby uprawnione do reprezentowania Beneficjenta (lidera projektu) oraz dodatkowo opatrzone aktualną datą i pieczęcią Beneficjenta.
   
   
3. W punkcie 1.4.3 wniosku „Informacje o Beneficjencie” wymienione kategorie prawne nie pokrywają się z katalogiem uprawionych Beneficjentów zgodnie z U ZPORR.
   
   Wskazanie statusu prawnego w tym punkcie wniosku nie stanowi podstawy do określenia, czy Beneficjent jest uprawniony do aplikowania do składania wniosku zgodnie z zapisami danego działania ZPORR. Podstawę do dokonania weryfikacji, czy Beneficjent jest uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie, stanowią informacje zawarte w wymaganych załącznikach, to jest odpowiednio 7.1, 7.2 oraz 7.10.
   
   W punkcie 1.4.3 możliwe jest zaznaczenie kilku odpowiedzi, a ponadto Beneficjent ma możliwość dodatkowego określenia kategorii prawnej w punkcie „Inne”.
   
   
4. Jak należy interpretować zapisy instrukcji wypełniania wniosku – czy wskazana liczba znaków w części 2 wniosku odnosi się do punktu czy podpunktu?
   
   W formularzu, który zostanie wprowadzony do Generatora Wniosków (tak jak było to zdefiniowane w starej wersji GW) obowiązywać będzie następujący podział liczby znaków:
   
   - 2.1 maksymalnie 4000 znaków dla każdego podpunktu,
   - 2.2 maksymalnie 2400 znaków dla każdego podpunktu,
   - 2.3 maksymalnie 3200 znaków dla każdego podpunktu,
   - 2.4 maksymalnie 8000 znaków na cały punkt.
   
   W przypadku, gdy Instytucja Wdrażająca przyjęła inną interpretację zapisów instrukcji oraz przekazywała inne wytyczne Beneficjentom, co miało wpływ na kształt wniosków składanych w odpowiedzi na konkurs, należy uznać, że aktualnie przeprowadzany konkurs winien być przeprowadzony zgodnie z interpretacją odnośnie liczby znaków przyjętą przez Instytucję Wdrażającą. Podjęcie takiej decyzji leży w gestii IW, należy jedynie pamiętać, aby zastosować jednakowe kryteria dla oceny wszystkich złożonych wniosków.
   
   Kolejne konkursy i informacje przekazywane Beneficjentom powinny pozostawać zgodne z powyższą wersją, która przyjęta będzie w Generatorze Wniosków.
   
   
5. Należy dokonać modyfikacji karty oceny formalnej, tak aby pozostawała ona zgodna z zapisami rozporządzenia, to jest w części B karty:
   
   
• w załączniku 7.7 należy usunąć nawias w brzmieniu „(z właściwego Urzędu Skarbowego, z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku)” odwołujący się do starego zapisu,
  
  
• usunąć powtórzenie załącznika o którym mowa w (7.11) oraz (7.12) – pozostawiając (7.11) w brzmieniu Oświadczenie Beneficjenta o kwalifikacji VAT.
  
  
6. Jeśli beneficjent złoży wniosek uzupełniony o braki formalne i w późniejszym czasie okaże się że naniósł również zmiany w treści merytorycznej wniosku, to czy wówczas jest to zgodne z procedurami. Co się dzieje z takim wnioskiem?
   
   Wniosek przedkładany ponownie przez Beneficjenta może być jedynie uzupełniany w zakresie wskazanym przez Instytucję Wdrażającą. Należy zatem poinformować Beneficjenta o zakresie braków które podlegają uzupełnieniu a jednocześnie braku możliwości dokonywania innych zmian. Dodatkowe zmiany treści wniosku mogą być podstawą do odrzucenia wniosku ze względów formalnych lub decyzji o zakwalifikowaniu wniosku jako nowo składanego, co może oznaczać, iż nie zostanie on zakwalifikowany do realizacji w przypadku wyczerpania środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów.
   
   
7. W sytuacji, gdy w ogłoszeniu o konkursie nie było wyszczególnionego numeru konkursu (przykładowo – w sytuacji gdy przewidywano tylko jeden konkurs w tym roku) nie należy wskazywać braku wpisanego numeru konkursu w złożonym wniosku jako braku formalnego.
   
   W takiej sytuacji Instytucja Wdrażająca na etapie weryfikacji formalnej powinna sama dokonać stosownego uzupełnienia złożonych wniosków, przyjmując adekwatną nomenklaturę, na przykład wpisując „1/2004”. Jednocześnie wszystkie kolejne konkursy powinny być odpowiednio oznaczone przez Instytucję Wdrażającą.
   
   
8. Czy w przypadku zawarcia porozumienia  między powiatami są one wówczas dla siebie partnerami? Czy  każdy powiat ma dołączyć komplet załączników, czy wystarczą załączniki koordynatora projektu?
   
   Obowiązek złożenia wszystkich załączników spoczywa jedynie na wnioskodawcy, to jest liderze partnerstwa – w przypadku porozumienia między powiatami obowiązują takie same zasady wyłaniania lidera projektu. Szczegółowe informacje na temat partnerów, ich zaangażowania w realizację projektu, a także potwierdzenie statusu zgodnie z zapisami danego działania zgodnie z U ZPORR powinna wskazywać umowa między partnerami. Zgodnie z zapisami pkt 2 niniejszego pisma Instytucja Wdrażająca może jednak w dokumentacji konkursowej zawrzeć wymóg przedstawienia dodatkowych dokumentów przedstawiających sytuację partnerów, czy też regulujących ich zobowiązania wobec Instytucji Wdrażającej.